Come puoi delegare senza perdere il controllo?

it_Consult

Delegare responsabilità mantenendo un controllo certo: come fare?

A chi non è mai capitato di pensare “Quanto vorrei avere meno interruzioni? Meno attività e decisioni tutte sulle mie spalle?”, ma nell’istante subito successivo pensare “no, è impossibile. Poi come faccio a controllare tutto?”.

Delegare responsabilità e decisioni, mantenendo però un certo grado di controllo sulle stesse, è sicuramente un sogno di molti imprenditori che, con josh, abbiamo spesso trasformato in realtà, risparmiando così tempo, risorse e stress.
josh permette di trovare il giusto bilanciamento tra la corretta cessione di responsabilità e un controllo sicuro delle procedure in quei processi che inevitabilmente portano a ridisegnare delle responsabilità, innescando anche una responsabilizzazione del personale.

Un caso concreto che abbiamo affrontato riguarda la razionalizzazione delle procedure di allineamento tra ordine e fatture. In questo processo accade talvolta che solamente chi quell’ordine lo ha gestito abbia le conoscenze per valutare la bontà della fornitura: queste informazioni non passano dall’ERP ma risiedono nella mente delle persone e, proprio per questo motivo, spesso non c’è modo di tracciarle sistematicamente, creando a valle rallentamenti a carico dell’amministrazione quando si va a confrontare la fattura.

Dove l'ERP non basta

Quando una fattura viene registrata, josh avvia dei controlli automatici che, in buona parte dei casi, interrogando l’ERP, sono già in grado di tracciare l’origine della stessa fino ad un ordine di acquisto o ad un preventivo fornitore. Il primo controllo riguarda appunto la presenza e la correttezza dell’ordine e viene effettuato tramite l’integrazione con josh Archive!, che è specializzato nel raggruppare automaticamente i documenti in fascicoli a seconda della loro natura e attinenza.

A volte però è necessario effettuare dei controlli che vanno al di là della semplice corrispondenza tra ordine e fattura: si pensi ad esempio a tutti quei casi in cui è necessario verificare la qualità di un bene o l’effettiva fornitura di una consulenza. In tutti questi casi josh passa l’attività di controllo al reparto a cui quella fattura fa riferimento (ad esempio, una fattura relativa alla pubblicità sarà inoltrata al marketing) che provvederà a integrare i dati a sistema con la loro diretta conoscenza.

Nel caso in cui, invece, ci sia discrepanza tra importo complessivo della/e fattura/e con l’ordine, il reparto di competenza sarà chiamato a verificarne la natura ed, eventualmente, giustificarne la motivazione.

Il pagamento potrà avvenire superati tutti i controlli formali e sostanziali, mantenendone traccia e senza inutili ridondanze, con la massima velocità ed economicità.

Controlli automatici rafforzati da verifiche manuali per una gestione sicura e tempestiva

Le situazioni come quella che stiamo vivendo inducono a riorganizzare le attività e a ragionare su quali aspetti si dovrebbero migliorare per aumentare l’efficienza dell’intera azienda, integrando tecnologia informatica ed esperienza umana. Queste vicende mostrano come le organizzazioni tendano a dividersi in diverse categorie: chi è già digitale e lavora nella direzione della digital transformation, chi sfrutta questa situazione per diventarlo e chi, purtroppo, non lo è, rischiando la sopravvivenza.

josh è l’alleato ideale nel percorso verso la digital transformation e processi come questo ne sono un esempio, dimostrando come sia possibile migliorare il controllo dei processi e dei documenti delegando responsabilità e recuperando informazioni che, precedentemente, erano solo nella testa di chi le aveva originariamente ottenute.

Vuoi maggiori informazioni?