Reattività e sicurezza nelle decisioni
Ogni giorno all’interno di qualsiasi organizzazione vengono prese tante decisioni che si differenziano per livello di urgenza e modalità di esecuzione. Ad esempio, le decisioni rilevanti a livello strategico devono essere prese in tempi rapidi, mentre altre devono obbligatoriamente seguire le procedure definite dal sistema qualità o semplicemente stabilite dal vertice aziendale.
Allo stesso tempo ogni decisione o attività da svolgere, porta con sé anche la necessità di produrre e di consultare dei documenti, indispensabili per arrivare a fare la scelta giusta. Inoltre, in situazioni specifiche i documenti devono essere prodotti secondo un certo standard e devono essere consultabili sono da determinate persone.
Il dover prendere delle decisioni e la consultazione/produzione di documenti sono attività all’ordine del giorno e possono avere diversi livelli di complessità che dipende dal tipo di scelta che deve essere presa. A prescindere da questo, essendo due attività che prevedono il coinvolgimento di diverse figure aziendali, è essenziale che ci sia coordinazione e collaborazione affinché si ottimizzi il tempo e nulla venga lasciato al caso. Questo permette all’impresa, da un lato, di limitare il numero di errori, incomprensioni o dimenticanze, e dall’altro di prendere decisioni in totale tranquillità e velocità. Affinché tutto questo si possa realizzare, sono necessari strumenti tecnologici di gestione dei processi aziendali come josh, con cui ogni attività viene mappata, a tutto vantaggio dell’efficienza e della produttività.
Un esempio pratico che rientra in questa casistica di attività è il processo di stipula di un nuovo contratto che vediamo di seguito.
Con josh, la stesura e la revisione dei contratti sono più veloci e controllate
Ogni volta che all’interno dell’azienda è necessario stipulare un contratto di fornitura o di servizio, l’ufficio richiedente può avviare il relativo processo josh attraverso l’inserimento dei i dati base riguardanti la fornitura e il fornitore (così come la tipologia generale di contratto che si intende instaurare). Superato questo primo step, la palla passa all’ufficio legale, che provvede a redigere il contratto sulla base dei modelli aziendali disponibili, eventualmente integrandoli con modifiche e deroghe agli stessi, per allinearli alla richiesta specifica.
Il documento (ancora modificabile) prodotto dall’ufficio legale passa quindi al primo livello di convalida presso l’ufficio acquisti che, tra i vari controlli, si assicura che le condizioni economiche e i termini di pagamento siano in linea con gli standard di mercato e con le politiche aziendali, oltre che con il budget a disposizione per quel particolare centro di costo.
Se la validazione dell’ufficio acquisti ha avuto esito positivo, josh richiama nuovamente in causa l’ufficio legale che dovrà ricontrollare la correttezza del documento prima che questo passi alla validazione di livello due, in capo alla direzione.
Il Direttore Generale, dopo aver visionato i documenti prodotti potrà decidere se rimandarli indietro nel caso in cui necessitano di correzioni o modifiche, oppure darà l’assenso e formalizzerà il contratto che per diventare definitivo deve essere trasformato in PDF e firmato digitalmente, grazie a josh InfoSign.
A questo punto il documento viene archiviato dal servizio di josh Archive! in un apposito fascicolo che conterrà anche tutti i documenti prodotti in futuro relativi a quella fornitura. Se necessario o richiesto dalla normativa vigente, il contratto e i documenti redatti lungo tutto il processo possono essere protocollati con josh Protocol! , il sistema di Protocollo Informatico, scalabile ed idoneo alla gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi di grandi e piccole amministrazioni.
Fai la scelta giusta, con josh!
Nell’esempio appena illustrato, ma non solo, notiamo come con josh ogni procedure può essere svolta in maniera semplice e affidabile. La gestione per processi di josh permette di svolgere tutte le attività con un grande risparmio di tempo e, parallelamente, con la sicurezza di lavorare sempre con i documenti corretti, che possono essere poi protocollati e archivianti in conformità alla legge.
josh è in grado di guidarti passo passo lungo tutta la procedura, che ogni organizzazione definisce in base alle sue specifiche esigenze, permettendoti una coordinazione sinergica tra tutti i livelli aziendali coinvolti, migliorando la comunicazione, fornendo la documentazione necessaria e limitando le possibilità di errore.
Così puoi concentrarti solo sulle scelte strategiche, e affidare a josh gli aspetti operativi.