Gestione per processi e collaborazione tra le aree aziendali: un'unione perfetta
La collaborazione all’interno delle organizzazioni è una componente essenziale, per raggiungere obiettivi condivisi, migliorare l’efficienza e mantenere un clima lavorativo sano e produttivo, indipendentemente dalla dimensione o dal settore di appartenenza. Una buona collaborazione permette di generare nuove soluzioni e di reagire prontamente alle sfide di mercato. Al contrario, invece, nei contesti in cui questo elemento fondamentale viene meno si riscontrano problematiche e inefficienze nello svolgimento delle attività e in termini di performance.
Per questo, i leader delle organizzazioni dovrebbero posizionare la collaborazione tra gli elementi essenziali della cultura aziendale. Per fare questo la collaborazione deve essere integrata nei flussi di lavori quotidiani.
Questo è possibile solo se l’azienda adotta una filosofia di gestione basata sui processi, i quali, attraversando in modo trasversale l’organizzazione, superano le logiche gerarchiche, favorendo così una collaborazione snella che porta al raggiungimento di risultati migliori in termini di velocità e costo.
In questo la tecnologia, in particolare i software di BPM come josh, è un forte abilitatore perché permette di: disegnare dei processi espliciti, chiamare in causa le persone al momento giusto, e mantenere le evidenze – a partire dai documenti – nei luoghi giusti, coi giusti permessi.
Di seguito vediamo un caso pratico di gestione di un processo aziendale con josh.
Se, inoltre, vuoi approfondire il tema della Collaboration in termini di approccio strategico – manageriale per gestire e ottimizzare i processi collaborativi e quali sono i benefici organizzativi e strategici raggiungibili dal management e dall’intera organizzazione, grazie all’utilizzo di strumenti tecnologici avanzati, accedi al materiale del webinar dedicato.
Una perfetta sincronia dalla preparazione dell'offerta alla gestione del contratto
L’importanza della collaborazione può essere analizzata prendendo come esempio il processo di redazione e stipula dei contratti perché vede il coinvolgimento di più aree aziendali. josh, attraverso i suoi meccanismi di collaborazione, favorisce la comunicazione tra i diversi reparti coinvolti accelerando lo svolgimento delle attività.
Infatti, il commerciale per poter redigere l’offerta commerciale ha bisogno del supporto parallelo di più colleghi: l’ufficio tecnico fornisce un parere in termini di fattibilità pratica, il responsabile commerciale (o il direttore per importi sopra una determinata soglia o per clienti particolari) stabilisce eventuali sconti o condizioni contrattuali particolari e, infine, l’amministrazione si occupa della validazione dei termini e modalità di pagamento.
Questa collaborazione porta alla costruzione di un contratto solido in tempi brevissimi!
La collaborazione non finisce qui: appena il contratto viene approvato e firmato, josh lo invia all’amministrazione che procede alla registrazione e all’attivazione della fatturazione sulla base delle condizioni previste dal contratto. La registrazione del contratto può essere eventualmente protocollata utilizzando josh Protocol!: in questo modo viene conferita ulteriore rigorosità all’intera procedura semplificando e snellendo l’accesso, anche in futuro, alla documentazione.
Successivamente alla protocollazione, con josh Archive! si ha l’archiviazione del contratto all’interno della cartella di destinazione che si crea in automatico all’interno del repository documentale Microsoft SharePoint.
Parallelamente all’archiviazione del contratto, è necessario provvedere alla vera e propria attivazione della fornitura: sulla base delle politiche di assegnamento, cioè di specifici criteri di selezione delle risorse, josh assegna automaticamente l’attività ad un operatore tecnico, aggiornando, allo stesso tempo, i responsabili dell’ufficio tecnico sulla nuova allocazione delle risorse.
Eventuali problematiche riscontrate in sede di fornitura confluiscono nuovamente all’interno del processo in modo che tutti siano messi al corrente e, in base alla problematica, chi di competenza interverrà. Al contrario, successivamente alla corretta esecuzione delle attività, si procederà con la chiusura delle operazioni e josh ne darà comunicazione al cliente e al commerciale.
josh, abilitatore di una tangibile ed efficace collaborazione
Il semplice esempio sopra riportato mette in evidenza che i meccanismi di collaborazione tra reparti (e all’interno dello stesso ufficio) devono essere strutturati e integrati perfettamente all’interno del processo, risultando per forza di cose indivisibili dallo schema di quest’ultimo.
josh, infatti, permette di elevare la collaborazione in due modalità principali: in modo automatico, fornendo una chiara indicazione sullo stato di avanzamento e una solida organizzazione documentale, e in modo definito dall’organizzazione, tramite l’opportuno disegno dello schema di processo e delle sue attività. Infatti, il processo josh non è standard, ma si adatta alle caratteristiche peculiari di ogni organizzazione, garantendo efficienza e flessibilità.
Il tutto avviene all’interno di un sistema “code-free” nel quale i processi vengono disegnati come se fossero su carta, prendendo poi vita nell’operatività quotidiana di tutta l’organizzazione.
In ultimo, in un’azienda la collaborazione non è solo una buona pratica, ma una vera e propria strategia per il successo a lungo termine, poiché essa rende l’organizzazione più resiliente e capace di adattarsi al cambiamento, aumentando la soddisfazione dei dipendenti e la qualità del lavoro.
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