Per le Pubbliche Amministrazioni, il processo di protocollazione dei documenti è fondamentale, in virtù delle Linee guida AgID che sono tenute ad osservare. Le modalità con cui questo avviene determinano la qualità, l’efficacia e la conformità dei documenti.
Tra le fasi più rilevanti c’è la classificazione del protocollo, che stabilisce a quale voce di Titolario associare il documento da protocollare.

Una classificazione scorretta compromette la qualità dell’archivio documentale e il rispetto dei principi di trasparenza, tracciabilità e responsabilità amministrativa previsti dalla normativa. Oltre alla classificazione, è fondamentale garantire anche la corretta compilazione degli altri metadati obbligatori e accessori, come Assegnatari, Fascicolazione e altre informazioni di contesto.

Per questo la scelta del sistema di Protocollo Informatico assume un ruolo strategico per le Pubbliche Amministrazioni. Dotarsi di soluzioni avanzate, che non si limitano al rispetto degli obblighi normativi, ma che supportano in modo efficace e strutturato tutte le fasi del processo documentale, assicura infatti maggiore rigore, accuratezza e affidabilità nella gestione della protocollazione.

In josh Protocol!, ad esempio, proprio la classificazione del documento, oltre a poter essere gestita manualmente, può essere automatizzata sulla base di regole predeterminate, ma soprattutto, può essere gestita in totale autonomia dall’Intelligenza Artificiale, ossia attraverso il servizio di Cognitive Classification, che identifica la corretta voce di Titolario, sulla base della natura del documento.

Questa è solo una delle funzionalità di Intelligenza Artificiale di josh Protocol!. Vediamola più nel dettaglio.

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Le Linee guida AgID richiedono che la classificazione assicuri una corretta organizzazione dei documenti e che si basi su un Piano di classificazione (Titolario), ovvero uno schema logico con cui l’ente organizza i documenti in base alla sua natura e in genere è articolato in più livelli: titoli, classi, sottoclassi e ulteriori sottolivelli.
In questo contesto, la classificazione rappresenta un passaggio chiave per garantire ordine, coerenza e accessibilità all’archivio documentale.

In josh Protocol! l’assegnazione della corretta voce di Titolario può avvenire selezionandola manualmente da un elenco ad albero oppure in maniera del tutto automatica, grazie alla funzionalità AI: Cognitive Classification. In particolare, il servizio, specifico per ogni AOO, analizza il contenuto del documento da protocollare, individuando e selezionando la corretta voce di Titolario. Questo avviene per i protocolli sia in entrata che in uscita, via scanner, via PEC ed email.

josh Protocol!, oltre ad indicare in automatico al protocollista la corretta voce di Titolario, può anche suggerirgli eventuali Assegnatari ad esso associati, in base alla natura del documento da protocollare.
Questo migliora la qualità, dal momento che l’addestramento del servizio avviene in autonomia indicando quali sono le classificazioni corrette. Così si riducono il rischio di errore umano e, soprattutto, i tempi di protocollazione.

Accanto al servizio di AI: Cognitive Classification, josh Protocol! mette a disposizione anche altre funzionalità di Intelligenza Artificiale, che supportano la gestione documentale: generazione dei riassunti, e identificazione delle persone citate nei documenti, analisi delle differenze semantiche tra testi e chat sul documento utilizzabile dall’utente per porre domande, recuperare informazioni e verificare rapidamente contenuti specifici sul documento in lavorazione. Il valore aggiunto non risiede solo nella velocità di interazione, ma soprattutto nel fatto che l’AI opera esclusivamente sulle informazioni presenti nel documento, evitando risposte basate su conoscenze generiche e garantendo risultati pertinenti, verificabili e coerenti con il contesto.

In conclusione, le funzionalità AI di josh Protocol! permettono di andare ben oltre gli obblighi normativi, diventando un’opportunità per rendere più efficiente, sicura e trasparente ogni fase del processo documentale, offrendo strumenti concreti per semplificare il lavoro quotidiano degli operatori e garantire la conformità alle normative.

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Una corretta gestione del flusso documentale che va dalla creazione, alla classificazione fino alla conservazione è essenziale per garantire continuità, tracciabilità e valore giuridico ai processi e ai documenti.

Automatizzare la fase di classificazione permette di liberare tempo, ridurre le azioni ripetitive e le non conformità, semplificando il lavoro quotidiano del protocollista.

Inoltre, le funzionalità di Intelligenza Artificiale integrate in josh Protocol! consentono di velocizzare la ricerca e l’accesso a dati e informazioni, attraverso operazioni direttamente sul documento in lavorazione, assicurando al contempo il rispetto della privacy e la riservatezza delle informazioni.

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