Analisi dei rischi aziendali come driver per le decisioni di business
Il rischio è una realtà da affrontare per tutte le aziende, ad ogni livello e in ogni mercato. Può riguardare una vasta gamma di fattori (economici, umani, legali, ambientali, reputazionali…), sia interni all’azienda, sia esterni. Nel mercato moderno, caratterizzato da costanti cambiamenti, grande imprevedibilità e una crescente complessità, numerosi sono i rischi che possono intaccare gli obiettivi di business dell’azienda.
Senza una strategia definita e risorse operative adeguate, infatti, ogni tipo di rischio può avere un impatto potenzialmente devastante sull’azienda. Per questo è importante che ogni azienda abbia un processo di valutazione e analisi del rischio ben strutturato, che le permetta di individuare criticità e opportunità, per mitigare l’avverarsi di potenziali minacce e servirsi di strumenti e procedure che aiutino l’organizzazione a prevenire certe situazioni.
Gestire con josh il processo di valutazione del rischio significa poter assumere decisioni importanti e/o strategiche, basandosi su informazioni adeguate e puntuali, relative ai diversi scenari di rischio, riducendo i tempi ed i costi, oltre a garantire piena conformità alle procedure aziendali e ancor di più alle specifiche normative.
Il processo di analisi e valutazione dei rischi, passo dopo passo
Il processo si avvia in automatico a scadenze predefinite inviando una notifica che ricorda a tutte le persone preposte e delegate dal Responsabile dei Sistemi di Gestione di iniziare le attività di analisi dei rischi relativi alla propria area aziendale. josh provvede automaticamente a coinvolgere in tali attività ad esempio il Responsabile Amministrativo e Finanziario, il Responsabile delle Risorse Umane, della Produzione e il Responsabile IT per la valutazione dei rischi informatici: queste figure saranno sicuramente differenti in base al tipo di azienda, la sua dimensione, la sua organizzazione e certamente il settore e le attività che svolge.
Queste figure sono chiamate a stabilire, per ogni area di rischio afferente alla propria competenza, una valutazione di probabilità e di gravità espressa in una scala da 1 a 5: questo avviene tramite un’interfaccia semplice e intuitiva che guida il responsabile nella compilazione dell’analisi e che monitora i progressi in tempo reale.
Una volta che i responsabili hanno finito le valutazioni di loro competenza, josh fornirà automaticamente una valutazione “sommaria” in base ai punteggi di probabilità e gravità, riunendoli in un unico documento, che sarà portato all’attenzione dell’Amministratore Delegato. Quest’ultimo può respingere nel complesso la pratica riavviando la valutazione o, eventualmente, richiedere la revisione delle singole valutazioni in capo ad una o più aree.
Al contrario, se le analisi e la valutazione emerse lo soddisfano, josh permette all’AD di completare la valutazione inserendo le note con eventuali interventi da effettuare oppure definire già quale altro processo josh è necessario avviare nel caso in cui il rischio, come ad esempio un data-breach, si verifichi, nonostante gli interventi messi in atto per prevenirlo. josh infatti consente di far partire direttamente il nuovo processo in modo tale che i soggetti che devono intervenire, sappiano puntualmente cosa e come farlo e, soprattutto, in quali tempi, riuscendo così a contenere le conseguenze dell’accaduto.
Prevedere un altro processo come eventuale risposta è utile anche in attività ordinarie per monitorarle ed evitare che vadano fuori controllo, rappresentando un rischio a tutti gli effetti. Questo è il caso del rischio di insolvenza, che talvolta è incluso nell’Analisi dell’Area Amministrativa, che riguarda il rischio di credito e le modalità di gestione dei crediti verso clienti ed eventuali ripercussioni sulla liquidità aziendale. josh anche in questo caso guida, con un processo specifico, le persone passo dopo passo nella gestione del recupero dei crediti, permettendo di recuperare quello che spetta con efficienza e rapidità.
Terminata la valutazione da parte dell’AD e approvata l’analisi, josh produrrà in totale autonomia il documento (in formato word, pdf o excel) contenente tutte le informazioni inserite durante l’intero processo. Una volta che josh salverà e archivierà il documento su SharePoint, verrà inviata una notifica relativa alla creazione del nuovo documento a tutti coloro che hanno i giusti permessi per poterlo consultare.
Agire in modo sicuro, puntuale e nel pieno rispetto della compliance aziendale
Grazie a josh, le attività legate all’analisi del rischio sono senza dubbio efficienti, puntuali ed affidabili. In questo modo, per le aziende il rischio può diventare un’opportunità e un fattore abilitante per valutare lo stato dei propri processi e puntare da un lato, a ridurre la frequenza e l’impatto degli imprevisti e dei costi ad essi associati e dall’altro, ad aumentare le opportunità e i vantaggi che è possibile coglierne.
I vantaggi non riguardano banalmente soltanto la riduzione dei costi e dei tempi nella gestione delle attività, ma anche la possibilità di avere a disposizione informazioni strutturate e sempre aggiornate, permettendo quindi di migliorare il processo decisionale e garantire una maggiore affidabilità nel valutare i rischi. Inoltre grazie alla possibilità di monitoraggio e controllo costante del processo e delle singole attività, l’azienda riesce ad individuare facilmente eventuali elementi di criticità, ma soprattutto a garantire procedure conformi sia agli standard aziendali che a quelli imposti dagli enti di certificazione o addirittura dalla Legge, con ripercussioni positive, in termini di qualità, sull’aspetto finanziario, sulla fiducia da parte degli stakeholder e sull’immagine trasmessa alla propria clientela.
Con josh è quindi possibile tenere sempre tutto sotto controllo, svolgere le attività nei tempi giusti e produrre in automatico e archiviare la documentazione secondo gli standard aziendali, in modo tale da rispettare appieno la compliance aziendale.
Il tutto in totale sicurezza.