Il diritto di accesso agli atti in materia di contratti pubblici, che consente ai soggetti richiedenti di prendere visione e/o di estrarre copia di atti o documenti nell’ambito di un determinato procedimento di affidamento o di esecuzione, è stato introdotto con la legge n.241/1990 (art.22 e seguenti) con l’obiettivo di promuovere una maggiore trasparenza amministrativa e tutela della concorrenza.

Nel corso degli anni la norma ha subito modifiche, come quelle apportate dagli articoli 35 e 36 del nuovo codice dei contratti pubblici (d.lgs. 31 marzo 2023, n. 36), volte a facilitare la procedura di accesso documentale.
Quest’ultima rappresenta il principale strumento utilizzato dagli operatori economici nelle gare pubbliche per verificare la legittimità delle decisioni amministrative, ma il suo esercizio è subordinato alla sussistenza di un interesse qualificato, cioè un collegamento tra la richiesta di accesso e la necessità di tutela giurisdizionale.

La gestione manuale delle richieste da parte della Stazione Appaltante è spesso complessa: documenti sparsi tra uffici diversi, tempi lunghi e difficoltà nel monitoraggio dello stato delle pratiche. La mancanza di automazione rallenta le risposte, aumenta il carico di lavoro degli operatori e rende più difficile garantire trasparenza, tracciabilità e rispetto delle norme.

In questo contesto, l’adozione di soluzioni tecnologiche è essenziale per abbattere le barriere burocratiche e rendere più efficiente e automatizzato lo svolgimento delle diverse attività.
Con josh la gestione di questo processo può essere semplificata e ottimizzata. Vediamo un esempio.

Hai qualche domanda? Contattaci! »

Un esempio di richiesta di accesso agli atti è rappresentato dall’impresa che ha partecipato a una gara d’appalto pubblica intende esercitare questo diritto per consultare la documentazione relativa all’aggiudicazione, ai verbali di gara, all’offerta tecnica ed economica dell’impresa vincitrice.
La richiesta di accesso documentale da parte di un operatore economico può essere trasmessa all’amministrazione tramite PEC oppure mediante la compilazione di un modulo web integrato, nel quale devono essere indicati: i dati anagrafici e i recapiti del richiedente, i riferimenti dell’impresa (ragione sociale, sede legale, partita IVA/codice fiscale), l’oggetto della richiesta, la modalità di ricezione della risposta e dei documenti, nonché le motivazioni alla base dell’istanza, che per legge, deve essere sostenuta da un interesse diretto, concreto e attuale.
Appena ricevuta, l’istanza di accesso agli atti viene automaticamente protocollata grazie all’integrazione di josh con josh Protocol!, il quale consente di gestire, in maniera concorrenziale, e prendere in carico automaticamente mail e PEC che devono essere protocollate sulla base di regole precedentemente definite.
Inoltre, è josh Protocol! che indica al protocollista la corretta voce di Titolario (e gli eventuali Assegnatari ad esso associati) sulla base della natura del documento da protocollare, grazie alla Cognitive Classification, la sua integrata funzionalità di Intelligenza Artificiale.

Una volta protocollata la richiesta, inizia il procedimento amministrativo: josh assegna l’attività all’ufficio competente che si occupa di verificare se i documenti richiesti sono disponibili e accessibili, se ci sono soggetti controinteressati alla richiesta effettuata (es. aggiudicatario della gara) e se sussistono motivazioni di esclusione o limitazione all’accesso (es. segreto di Stato, esigenze di difesa nazionale, dati sensibili, riservatezza).

Dalla ricezione dell’istanza, l’Amministrazione ha 30 giorni per fornire un riscontro con provvedimento espresso e motivato, sia in caso di accoglimento che di rifiuto dello stesso: josh permette di impostare le scadenze sulla base delle indicazioni legislative vigenti.
Se la richiesta viene accettata, la documentazione richiesta viene protocollata e successivamente inviata al destinatario direttamente da josh Protocol!, in quanto il sistema permette la configurazione di caselle PEC (e PEI) per l’invio di documenti in uscita. Durante l’attività di protocollazione dei documenti, l’utente può indicare l’indirizzo mail del destinatario e scegliere la modalità con cui desidera effettuare l’invio (PEC o PEI).
josh Protocol! gestisce l’invio sia del documento sia delle ricevute di avvenuta consegna nel caso delle PEC.
Al contrario, se la richiesta viene rifiutata viene inviata una mail, sempre tramite il sistema di protocollo, in cui si riportano le motivazioni e i riferimenti normativi che hanno portato al rigetto dell’istanza.

Grazie alla nativa integrazione di josh con josh Archive!, la soluzione di archiviazione documentale e conservazione digitale, è possibile tenere organizzati automaticamente i documenti relativi alla richiesta attraverso la creazione di un archivio con tutta la documentazione creata durante l’esecuzione del processo rendendola ricercabile e consultabile da chi possiede permessi di accesso definiti dall’organizzazione.

Hai qualche domanda? Contattaci! »

La gestione del processo di accesso documentale con la suite josh permette di ottimizzare l’esecuzione in ogni fase portando benefici evidenti all’organizzazione.
Grazie a josh Protocol!, ogni richiesta viene immediatamente protocollata e classificata, eliminando le attività manuali e garantendo ordine, trasparenza e sicurezza documentale.
Con josh, l’intero procedimento amministrativo viene gestito tramite un flusso digitale predefinito che assegna automaticamente i compiti, imposta le scadenze normative e notifica i soggetti coinvolti, riducendo il rischio di ritardi, dimenticanze o errori procedurali.
Tutti i passaggi vengono inoltre tracciati e monitorati in tempo reale, offrendo un quadro chiaro e sempre aggiornato dello stato delle richieste.
Infine, grazie a josh Archive! tutta la documentazione prodotta viene archiviata in modo ordinato e a norma di legge.

Hai qualche domanda? Contattaci! »