it Consult: Scenari Josh Edizione Settembre 2019
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Settembre 2019, numero 9, anno 6.
Gentile Lettore,
Rieccoci all'appuntamento mensile con Scenari josh, la newsletter che affronta la risoluzione di concreti problemi organizzativi con l'approccio della Organization Intelligence.
Le ricordiamo di aggiungere il mittente di questa email ai suoi contatti per evitare che il messaggio venga contrassegnato come "indesiderato".


Misurazione delle performance: il punto di partenza del miglioramento aziendale

La misurazione e la valutazione delle performance è una parte fondamentale del processo di miglioramento delle aziende: ogni scelta strategica è inutile se non è basata su un dato oggettivo e misurabile! Qualsiasi tipologia di azienda, privata o pubblica che sia, deve quindi "fare i conti" con l’efficacia delle proprie performance.
Un sistema che voglia fornire un dato affidabile sulla performance deve, però, essere organico allo svolgimento dei processi stessi, in modo tale da conoscere il preciso sviluppo delle attività nel momento esatto in cui vengono svolte.

Un'organizzazione che adotta josh per gestire i flussi di lavoro ottiene automaticamente, e in modo nativo, informazioni precise sulle performance dei processi e dell’azienda nel suo complesso, estendendole ulteriormente tramite la definizione di KPI personalizzati specifici per ogni processo, oltre che di indicatori più generici (ma sempre essenziali!) come i tempi "effort" ed "elapsed". Vediamo, per sommi capi, quali sono le capacità di josh qui di seguito.

Tutti i KPI sotto controllo con josh

Ad un primo livello di analisi, josh produce autonomamente un rilevamento delle performance basato sulla misurazione del tempo in termini di effort ed elapsed. Infatti, per ognuna delle attività che compongono il processo è possibile vedere a posteriori il tempo impiegato per il completamento della stessa (elapsed) e le ore/uomo che sono state necessarie (effort). L'utilizzo di questi due dati è molto prezioso per due motivi: da una parte, permette di valutare l'efficienza di un processo, laddove ad esempio per produrre un risultato è stato impiegato un effort troppo grande. Dall'altra, permette di stimare la qualità del servizio attraverso il tempo totale trascorso per l'intero processo o per alcune fasi-chiave.
Il confronto fra elapsed ed effort è, poi, in grado di mettere in luce delle opportunità di miglioramento nella struttura del processo portando, eventualmente, alla revisione dello stesso.

Oltre ad una prima analisi basata sul tempo, josh permette di estendere la valutazione delle performance sulla base di KPI (Key Performance Indicator) specifici per ogni processo e per ogni settore/reparto. In questo senso è facile pensare come, ad esempio, le performance di un processo di "redazione e stipula contratti" possano essere stimate anche in base al numero e al valore complessivo dei contratti conclusi entro una certa finestra temporale.

Il processo di "Helpdesk Interno" realizzato con josh, allo stesso modo, permette di valutare la tempestività e la prontezza del reparto IT monitorando quanti casi vengono risolti direttamente dal supporto di primo livello. Josh può produrre automaticamente questi dati e fornirli in tempo reale su appositi cruscotti accessibili in modo selettivo. Questi sono solo alcuni esempi della capacità di misurazione di josh, adattabile a seconda delle esigenze.

Tutto questo può essere ulteriormente coniugato con le capacità dell'intelligenza artificiale di josh nell'individuare gli attori "best in class" ai quali, automaticamente, possono essere assegnate le attività più complesse.

Il beneficio di una misurazione flessibile e senza sforzo

josh ha una capacità di misurazione delle performance oggettiva e flessibile perché tiene traccia sia degli indicatori generici (tempi effort ed elapsed), di cui la totalità di processi ha bisogno, sia di quelli specifici, che differiscono in base al processo: come abbiamo visto dai semplici esempi qui sopra, queste funzionalità sono native in josh, permettendo quindi alle Organizzazioni di ottenere i tanto desiderati dati sulle performance senza ulteriore lavoro di rilevamento dei dati.
Infatti, qualsiasi azione di miglioramento deve partire dall'analisi della situazione attuale e soprattutto non deve incontrare resistenza da parte dei responsabili dell'azienda. Con i rilevamenti di josh, però, si dà una chiara evidenza delle modifiche che è necessario fare, così da vincere la resistenza al cambiamento.

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Alcune organizzazioni che usano già le soluzioni della famiglia josh.

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