it Consult: Scenari Josh Edizione Novembre 2016
Gestione delle non conformità Gestione delle non conformità
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Novembre 2016, numero 11, anno 3.
Scenari josh, la newsletter che affronta la risoluzione di concreti problemi organizzativi con l'approccio della Organization Intelligence.

Gestione delle non conformità: è un processo.

Rispettare in maniera precisa e strutturata le procedure riportate nel manuale della qualità è sicuramente buona prassi per un’organizzazione e rispecchia la sua volontà di miglioramento continuo e attenzione alla soddisfazione dei propri clienti. Molto spesso però la gestione delle non conformità rappresenta un'attività molto dispendiosa in termini di tempo e di energie; e ciò che dovrebbe rappresentare un’opportunità di miglioramento si trasforma in un collo di bottiglia, in una tipica situazione in cui la burocrazia prende il sopravvento sui benefici.

Grazie a josh, il processo necessario ad aprire, individuare la causa, eventualmente risolvere una non conformità, diventa più snello e automatico, permettendo all’azienda di rispettare appieno le procedure previste dalla qualità e di individuare e correggere le cause di errore, riducendo gli sprechi e quindi i costi.

Con josh la Qualità diventa parte integrante della tua normale operatività.

L'avvio del processo può essere eseguito, ad esempio, da un operatore della linea di assemblaggio o magari da una figura commerciale a seguito di un reclamo di un cliente: in prima battuta josh si occupa di predisporre l’ambiente documentale SharePoint, proponendo poi all'utente il form per inserire i dati relativi alla non conformità (esattamente come mostrato nell'immagine qui sopra).

Appena i dati vengono compilati, josh è già in grado di creare il documento (Word o PDF) relativo alla pratica, archiviandolo nella posizione corretta: il flusso del processo passa poi al responsabile qualità che procede alla valutazione della non conformità. Nel caso in cui la valutazione risulti negativa, la pratica viene rimandata a chi l'ha aperta: sulla base dei commenti inseriti dal responsabile, verrà data la possibilità di effettuare eventualmente correzioni.

Infine, nel caso in cui la non conformità venga accettata, il processo continua assegnando le attività per predisporre le necessarie manovre correttive, per poi notificare l'esito a tutti gli attori coinvolti.

Procedure di Qualità con meno burocrazia!

Gestire le non conformità attraverso un processo definito grazie all’aiuto di josh, rappresenta un grande punto di forza per le aziende: in questo modo è infatti possibile tracciare le informazioni, le singole attività e il loro stato di avanzamento assicurando in ogni momento che il processo sia in linea con la procedura definita dalla qualità aziendale, semplificandone l' operatività per l'utente. Inoltre i documenti allegati sono sempre aggiornati, garantendo la sicurezza di operare sulla versione giusta del documento, poter vedere le modifiche inserite nelle fasi precedenti e archiviandoli nella cartella giusta grazie a Microsoft SharePoint.

Un altro aspetto non trascurabile sono le statistiche, che josh produce in tempo reale, questo permette non solo al responsabile della qualità di vedere lo stato delle non conformità e di accedervi nel dettaglio ma soprattutto di condividere le informazioni con tutte le figure coinvolte, in modo tale da gestire gli eventi segnalati e verificare l’efficienza del Sistema. Con josh la gestione di queste procedure non è più un peso ma uno strumento per raggiungere sempre nuovi obiettivi.

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