it Consult: Scenari Josh Edizione Maggio 2018
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Maggio 2018, numero 5, anno 5.
Gentile Lettore,
Rieccoci all'appuntamento mensile con Scenari josh, la newsletter che affronta la risoluzione di concreti problemi organizzativi con l'approccio della Organization Intelligence.
Le ricordiamo di aggiungere il mittente di questa email ai suoi contatti per evitare che il messaggio venga contrassegnato come "indesiderato".


Gestione snella e integrata di Delibere e Determine

Per affrontare al meglio il percorso di trasformazione digitale che da qualche anno ormai sta coinvolgendo le Pubbliche Amministrazioni tra le attività fondamentali c'è sicuramente quella di dotarsi di strumenti in grado di ridefinire e automatizzare le loro procedure, archiviando e conservando tutti i documenti prodotti in modo corretto.
Uno dei processi più comuni all’interno della PA è quello della gestione degli atti amministrativi (in particolare delibere e determine), un’attività frequente, che prevede l’interazione di più persone e che porta con sé una grande quantità di documenti e quindi di carta; proprio per questo è uno dei processi che può trarre maggior beneficio da una gestione automatizzata e digitale.

Grazie a josh, il processo di approvazione di una delibera o di una determina diventa più veloce ed efficace, permettendo alla tua organizzazione di rispettare appieno le procedure previste, di archiviare digitalmente tutti i documenti prodotti durante l’iter, riducendo così tempi e costi.

Affronta il processo in modo semplice, con josh.

Il processo josh per l'approvazione delle Determine viene avviato direttamente dal Dirigente responsabile che, inseriti i dati di base della stessa, lo assegna immediatamente al funzionario che sarà responsabile del procedimento: a quest’ultimo spetterà il compito di compilare le informazioni in base alla tipologia di determina che è stata inserita (ad esempio impegno di spesa, liquidazione o generica).
In base alla scelta intrapresa e compilato il modulo principale, l'atto seguirà tutti i passaggi d'ufficio per la raccolta degli eventuali pareri (per gli atti che prevedono una spesa, il processo consente di inserire le informazioni relative all'importo, al capitolo di spesa e alla competenza utili), fino ad arrivare alla firma del Dirigente responsabile, che si troverà un semplice documento Word: in questo modo potrà quindi inserire direttamente nel file eventuali note, integrazioni e modifiche, combinando la facilità di Word con la strutturazione di un processo.
Una volta approvato dal Dirigente, il file definitivo viene trasformato in PDF e firmato digitalmente: in automatico, josh si occupa di archiviarlo nella giusta cartella di SharePoint ed eventualmente inviarlo per la pubblicazione sull’Albo Pretorio.
L’ultimo passo è completato da josh Archive!, che integrandosi con josh preleva i documenti generati e li conserva digitalmente in maniera del tutto conforme alla normativa vigente.

Risparmia tempo e carta!

Oltre a rendere automatiche tutte le attività, porta numerosi benefici rispetto all'iter tradizionale: le attività vengono inviate ai funzionari coinvolti nel momento in cui è richiesto il loro apporto, riducendo i tempi di esecuzione ed evitando intoppi o errori che possono rallentare le attività.
Tutti i documenti e gli allegati prodotti durante il processo sono archiviati in un fascicolo: in modo da tenere traccia di ciò che è stato prodotto, evitando che qualcosa vada perso e con la possibilità di consultarli con facilità ogni volta che se ne ha la necessità.
Naturalmente l'archiviazione e la consultazione dei documenti avviene nel totale rispetto della riservatezza, permettendo solo alle figure autorizzate di poter vedere i documenti sensibili. Inoltre il responsabile del procedimento può verificare in qualsiasi momento a che punto è arrivato il processo, chi ha svolto le attività ed eventualmente individuare dove e perché un provvedimento si ferma più del tempo dovuto.

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