it Consult: Scenari Josh Edizione Febbraio 2018
Il nuovo Codice dell'Amministrazione Digitale. Il nuovo Codice delle Amministrazioni Digitali
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Febbraio 2018, numero speciale, anno 5.
Gentile Lettore,
Rieccoci all'appuntamento mensile con Scenari josh, la newsletter che affronta la risoluzione di concreti problemi organizzativi con l'approccio della Organization Intelligence.
Le ricordiamo di aggiungere il mittente di questa email ai suoi contatti per evitare che il messaggio venga contrassegnato come "indesiderato".


Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale è legge.

Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, e non solo, è regolato dal Codice dell’amministrazione digitale (CAD). Le recenti modifiche, introdotte con il D.lgs. 13 dicembre 2017, n. 217, pongono l’attenzione soprattutto sul concetto di “cittadinanza digitale” al fine di promuovere una comunicazione semplificata e completamente digitale tra le Amministrazioni, i cittadini e le imprese.
Proprio a questo proposito, viene introdotto il Domicilio Digitale, dove il cittadino potrà ricevere tutte le comunicazioni dalla PA, attraverso un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). Viene anche specificato che tra le PA soggette al CAD, sono comprese anche le autorità di sistema portuale e le autorità amministrative indipendenti di garanzia, vigilanza e regolazione; i gestori di servizi pubblici, comprese le società quotate e viene mantenuta l'applicazione alle società a controllo pubblico.
Per quanto riguarda la gestione digitale dei procedimenti e dei documenti, questo provvedimento non porta particolari novità ma introduce alcuni elementi che vale la pena tenere in considerazione:

  • FASCICOLO INFORMATICO: le PA sono obbligate a gestire i propri procedimenti amministrativi utilizzando tecnologie dell’informazione, a raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti ed i dati del procedimento e a rendere possibile la sua consultazione ed alimentazione a tutte le amministrazioni coinvolte e agli interessati.
  • CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI: il Decreto assegna all’AgID la gestione delle fasi di qualificazione, accreditamento e vigilanza dei gestori che erogano i servizi di conservazione. Inoltre i fascicoli e le serie documentarie devono essere sottoposti a conservazione almeno una volta l’anno.
  • DOCUMENTO INFORMATICO: viene modificata la disciplina relativa alla validità e all'efficacia probatoria prevedendo che il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia della scrittura privata quando è apposta una firma digitale o un altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o quando il documento è formato previa identificazione informatica del suo autore(ad esempio tramite SPID).
  • SISTEMA DI RICERCA DOCUMENTALE: viene annunciata la decisione di dar vita ad un sistema nazionale di ricerca documentale, finalizzato a facilitare l’accesso on line da parte di cittadini ed imprese a documenti soggetti ad obblighi di pubblicità legale, trasparenza o a registrazione di protocollo ed ai fascicoli procedimentali.
  • LINEE GUIDA: le regole tecniche per la regolamentazione dei temi relativi all’Amministrazione Digitale che fino ad ora seguivano il percorso approvativo dei DPCM, saranno d'ora in poi emanate dall’AgID sotto forma di Linee Guida
  • DIFENSORE CIVICO: la figura del difensore civico per il digitale, prima istituita presso ogni Pubblica Amministrazione, viene centralizzata presso l’AgID, ad esso possono essere indirizzate segnalazioni relative a presunte violazioni del CAD e di ogni altra norma in tema di digitalizzazione ed innovazione della pubblica amministrazione.

josh Protocol! è la tua certezza nel percorso di digitalizzazione.

In un contesto caratterizzato da grossi cambiamenti operativi e continui adeguamenti normativi josh Protocol! è lo strumento a cui affidarsi per riuscire a cogliere le opportunità che la digitalizzazione offre. josh Protocol! gestisce tutti gli aspetti del protocollo informatico (così come vengono definiti dalle normative) con affidabilità e sicurezza, garantendoti allo stesso tempo la massima operatività e semplicità d'uso, proprio per semplificare il lavoro, oltre che per conformarsi alla legge.
josh Protocol! infatti fornisce un ambiente di lavoro completo ed efficace, consente la protocollazione via web, di posta elettronica, di PEC e di documenti cartacei grazie a josh Scanner. Inoltre grazie all'integrazione con Microsoft SharePoint e SharePoint Online, i documenti protocollati vengono archiviati e resi disponibili a tutta l’organizzazione, attraverso strumenti già familiari all'utente.

L'esperienza che abbiamo acquisito grazie alle decine di migliaia di utenti che già usano josh Protocol! ci ha permesso di capire che il nostro strumento di Protocollo Informatico è davvero in grado di trasformare un obbligo normativo in una concreta opportunità per la PA, di rinnovarsi all’insegna dell’efficienza e della qualità organizzativa.

Digitalizzazione dei documenti e dei processi.

josh Protocol! con pochi semplici passi, mette in moto un sistema intelligente di archiviazione, in piena conformità alla normativa (DPCM 3 Dicembre 2013) e allo stesso tempo migliorando la produttività degli operativi grazie a caratteristiche esclusive quali:

  • Ricerche avanzate full-text
  • Classificazione titolario su un numero infinito di livelli
  • Ulteriori proprietà dei documenti recuperate anche da fonti dati esterne
  • Conservazione digitale sostitutiva dei documenti
  • Interoperabilità con altri sistemi di protocollo
  • Possibilità di impostare permessi di visualizzazione, stampa e inoltro dei documenti fino al livello del singolo utente
  • Firma digitile sui documenti, grazie a josh InfoSign

Inoltre l’integrazione con josh, lo strumento per la gestione dei processi permette di avviare ad esempio un processo all’atto della protocollazione; ma soprattutto di estendere la digitalizzazione ai processi e non solo ai documenti, compiendo una trasformazione molto più ampia e ricca di benefici per le Pubbliche Amministrazioni.
josh Protocol! è disponibile anche su Cloud Azure e Office 365, con la possibilità di avere un servizio di protocollo informatico disponibile sempre ed ovunque.
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Alcune organizzazioni che usano già le soluzioni della famiglia josh.

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