it Consult: Scenari Josh Edizione Agosto 2019
Gestione delle non conformità Gestione delle non conformità
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Agosto 2019, numero 8, anno 6.
Gentile Lettore,
Rieccoci all'appuntamento mensile con Scenari josh, la newsletter che affronta la risoluzione di concreti problemi organizzativi con l'approccio della Organization Intelligence.
Le ricordiamo di aggiungere il mittente di questa email ai suoi contatti per evitare che il messaggio venga contrassegnato come "indesiderato".


Gestione delle non conformità: non più un obbligo ma un'opportunità

Avere un efficace processo di gestione delle non conformità, che comprende azioni correttive tempestive e una verifica dell'efficacia delle stesse, non significa solamente ottemperare alle linee guida che, volenti o nolenti, sono definite nel sistema Qualità: strutturando in modo organico il processo è possibile trasformare quello che può sembrare un adempimento burocratico in uno strumento in grado di creare vantaggio competitivo ed efficienza.

La gestione delle non conformità può diventare un'attività così dispendiosa in termini di tempo e di energie da trasformare quella che dovrebbe essere un'opportunità di migliorare il proprio servizio in un "collo di bottiglia" burocratico.

Grazie a josh, il processo necessario ad aprire, individuare la causa ed eventualmente risolvere una non conformità diventa più snello e automatico, permettendo all’azienda di rispettare al meglio le procedure previste dalla Qualità e di individuare e correggere le cause di errore, riducendo gli sprechi e conseguentemente i costi.

Vediamo concretamente come questo può realizzarsi.

La Qualità come parte integrante della tua normale operatività

L'avvio del processo può essere eseguito, ad esempio, da un operatore della linea di assemblaggio o magari da una figura commerciale a seguito di un reclamo di un cliente: in prima istanza josh si occupa di predisporre l'ambiente di archiviazione su Microsoft SharePoint, proponendo poi all'utente il form per inserire i dati relativi alla non conformità (esattamente come mostrato nell'immagine qui sopra).

josh è in grado di creare il documento (Word o PDF) relativo alla pratica non appena vengono compilati i primi dati, archiviandolo nella posizione corretta: il flusso del processo passa poi al responsabile Qualità che procede alla valutazione della non conformità. Nel caso in cui la valutazione risulti negativa, la pratica viene rimandata a chi l'ha aperta: sulla base dei commenti inseriti dal responsabile, verrà data la possibilità di effettuare eventuali modifiche.

Infine, nel caso in cui la non conformità venga accettata, il processo continua assegnando le attività per predisporre le necessarie azioni correttive, per poi notificare l'esito a tutti gli attori coinvolti.

Rendi redditizia la gestione delle non conformità

Gestire le non conformità attraverso un processo definito grazie all'aiuto di josh può rappresentare un grande vantaggio per le aziende. Infatti è più semplice (e automatico!) tracciare le informazioni, le singole attività e il loro stato di avanzamento assicurando in ogni momento che il processo sia in linea con la procedura definita dalla Qualità aziendale.
Inoltre i documenti allegati sono sempre aggiornati, garantendo la sicurezza di operare sulla versione giusta, poter vedere le modifiche inserite nelle fasi precedenti e archiviandoli nella posizione corretta grazie a Microsoft SharePoint.

Un altro vantaggio derivante dall’utilizzo di josh è l’efficienza: vengono infatti prodotte in tempo reale le statistiche sui tempi di esecuzione e di completamento delle attività, permettendo non solo al responsabile della Qualità di vedere lo stato delle non conformità e di accedervi nel dettaglio ma soprattutto di condividere le informazioni con tutte le figure coinvolte, in modo tale da gestire gli eventi segnalati e verificare l’efficienza del Sistema.

Con josh la gestione di queste procedure non è più un peso ma uno strumento per migliorare il rendimento dell’organizzazione.

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