it Consult: Scenari Josh Edizione Agosto 2018
Gestione processo acquisti. Processi di gestione acquisti
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Agosto 2018, numero 8, anno 5.
Gentile ,
Rieccoci all'appuntamento mensile con Scenari josh, la newsletter che affronta la risoluzione di concreti problemi organizzativi con l'approccio della Organization Intelligence.
Le ricordiamo di aggiungere il mittente di questa email ai suoi contatti per evitare che il messaggio venga contrassegnato come "indesiderato".

Sai gestire il processo degli acquisti indiretti?

Ottimizzare i processi di acquisto ha assunto un’importanza strategica per le aziende e per le PA; proprio per questo è diventato necessario dotarsi di strumenti di gestione degli acquisti sempre più flessibili ed efficaci, mirati alla riduzione dei costi e all’automazione e semplificazione dei processi.
Molto spesso, però, in azienda si pone attenzione soltanto agli acquisti cosiddetti diretti (che riguardano le materie prime, i componenti ecc.) che spesso sono ben strutturati e per cui le aziende hanno a disposizione validi strumenti (come gli ERP e gli e-procurement). Se invece si parla di acquisti indiretti (che riguardano beni e servizi non direttamente collegati ai prodotti/servizi dell'impresa, come ad esempio arredamento d’ufficio, cancelleria, pubblicità, consulenza, hardware e software ecc.), il peso che essi hanno sui costi viene spesso sottovalutato (mentre può rappresentare ogni anno dal 10 al 40% del fatturato dell’azienda) e la loro gestione viene ancora troppo spesso lasciata al caso e per la maggior parte gestita in maniera manuale.

josh è lo strumento con cui gestire efficacemente l’intero processo di acquisti, soprattutto quelli indiretti e/o di macchinari, che con ERP e e-procurement sarebbero mal gestiti, proprio per la varietà di settori merceologici che trattano, la variabilità di quantità e importi e soprattutto per il coinvolgimento di diverse figure professionali, tra cui il vertice aziendale.

Un processo di approvazione snello ed efficiente.

Partendo dalla singola richiesta di acquisto, fino alla conferma d'ordine al fornitore, josh ti guida lungo tutti gli step del processo, senza alcun bisogno di formulare logiche complesse, né tantomeno di scrivere codice; è possibile disegnare ed eseguire tutte le attività dell'intero ciclo d'acquisto, misurando i tempi impiegati in ciascuna fase, sia in termini di effort che di elapsed (ore impiegate e ore trascorse fra l’avvio e il completamento).
Ad esempio, l'avvio del processo potrebbe essere consentito solo ai responsabili dell’area interessata e autorizzati ad inoltrare le richieste, oppure subordinato alla valutazione tecnica di altri reparti sull'effettiva necessità. Inoltre, è possibile impostare iter differenti in base al gruppo merceologico del bene da ordinare, o in base al budget di spesa.

Risparmiare tempo e costi...prima ancora di ordinare.

Non importa quanto complesso (o semplice) sia il processo acquisti dell’azienda, josh è in grado di renderlo perfettamente adatto alle esigenze richieste. Ad esempio si può decidere che acquisti sopra un certo importo debbano essere validati direttamente dal Direttore Generale, oppure ci potrebbe essere la necessità di coinvolgere tutti gli utilizzatori del bene/servizio oggetto della richiesta: così da valutare meglio la necessità e la tipologia dell'acquisto; tutto l’iter viene gestito e ovviamente tracciato da josh.

Inotre josh è uno strumento standard e versatile e permette di gestire allo stesso modo altri processi, collegati al processo acquisiti ma non solo, come ad esempio il processo di qualificazione dei fornitori, archiviando i contratti direttamente su Microsoft SharePoint (o SharePoint Online) e tenendo traccia di tutte le informazioni necessarie (tipologia di fornitura, codice fornitore, termini di pagamento, ecc.), così da snellire e facilitare le attività di acquisto, soprattutto quelle che avvengono con una certa frequenza. Allo stesso modo, i fornitori possono essere classificati in base alle loro performance sulla particolare categoria di prodotto o servizio.

Una volta che la richiesta di acquisto è stata approvata e si procede con l’ordine, josh si occupa di notificarlo al responsabile dell’acquisto e di archiviare tutti i documenti prodotti ed allegati durante il processo, cosicché le informazioni siano a disposizione di tutta l'organizzazione, facilmente ricercabili e condivisibili. Per di più, josh rende disponibile un report, contenente tutti gli acquisti effettuati suddivisi per settore merceologico o per area, così che sia semplice per i vertici aziendali verificare l’andamento degli acquisti, e l'allineamento o meno con il budget aziendale.

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